Datenschutz­erklärung im Rahmen der internen und externen Melde­stelle nach dem Hinweis­geber­schutz­gesetz (HinSchG) nach Art. 13 und Art. 14 DSGVO

I. Wer ist für die Ver­ar­bei­tung Ihrer Daten ver­ant­wort­lich und wer ist die beauftragte Person für den Datenschutz?

Ver­ant­wort­li­che für die Ver­ar­bei­tung Ihrer personen­bezogenen Daten ist die:

hanseWasser Bremen GmbH
Bir­ken­fels­stra­ße 5
28217 Bremen
Deutschland

Sie finden weitere In­for­ma­tio­nen zu unserem Unternehmen, Angaben zu den vertretungs­be­rech­tig­ten Personen und auch weitere Kontakt­mög­lich­kei­ten in unserem Impressum auf unserer Firmen-Website. 

Unseren be­trieb­li­chen Datenschutz­be­auf­trag­ten erreichen Sie unter:

Datenschutz­be­auf­trag­ter der hanseWasser Bremen GmbH
Bir­ken­fels­stra­ße 5
28217 Bremen
Deutschland
E-Mail: datenschutz@hanseWasser.de

II. Name und Anschrift der Aufsichts­behörde

Die zuständige Aufsichts­behörde für den Datenschutz ist:

Der Landes­beauftragte für Datenschutz und In­for­ma­ti­ons­freiheit der Freien Hansestadt Bremen
Arndtstraße 1
27570 Bremerhaven
Tel: 0471 596 2010 oder Tel.: 0421 361 2010, Fax 0421 496 8495,
E-Mail: office@datenschutz.bremen.de
Website www.datenschutz.bremen.de

III. Für welche Zwecke werden Ihre Daten verarbeitet?

Die hanseWasser Bremen GmbH betreibt eine interne und externe Meldestelle gemäß Hinweis­geber­schutz­gesetz (HinSchG). Die Meldestelle dient dazu, Hinweise auf tat­säch­li­che oder mögliche Verstöße gegen gesetzliche Vor­schrif­ten, interne Regelungen oder sonstige schwer­wiegende Pflicht­ver­let­zun­gen entgegen­zunehmen, zu do­ku­men­tie­ren, zu prüfen und er­for­der­li­chen­falls geeignete Folge­maß­nahmen einzuleiten. Hierzu werden personen­bezogene Daten ins­be­son­de­re zu folgenden Zwecken verarbeitet:

• Entgegen­nahme und Do­ku­men­ta­ti­on von Meldungen,

• Kom­mu­ni­ka­ti­on mit hinweis­gebenden Personen,

• Prüfung der Zu­läs­sig­keit und Plau­si­bi­li­tät eingehender Meldungen,

• Aufklärung gemeldeter Sach­verhalte,

• Durch­füh­rung interner Unter­suchungen,

• Iden­ti­fi­ka­ti­on beteiligter Personen,

• Einholung von Stellung­nahmen und Auskünften,

• Durch­füh­rung arbeits­rechtlicher, or­ga­ni­sa­to­ri­scher oder technischer Folge­maßnahmen,

• Ver­hin­de­rung weiterer Rechts­verstöße,

• Gel­tend­ma­chung, Ausübung oder Ver­tei­di­gung von Rechts­ansprüchen,

• Erfüllung ge­setz­li­cher Ver­pflich­tun­gen aus dem Hinweis­geber­schutz­gesetz

V. Woher stammen Ihre Daten?

Die personen­bezogenen Daten werden je nach Sachverhalt unmittelbar oder mittelbar erhoben. Sie können ins­be­son­de­re von:

• Hinweis­gebenden Personen,

• Betroffenen Personen,

• Zeugen und Auskunfts­personen,

• Be­schäf­tig­ten,

• Kunden,

• Lieferanten,

• Dienst­leis­tern,

• Behörden,

• Öffentlich zu­gäng­li­chen Quellen,

• Internen Un­ter­neh­mens­systemen

stammen. Im Rahmen der Sach­verhalts­aufklärung können zudem In­for­ma­tio­nen aus bestehenden Un­ter­neh­mens­systemen her­an­ge­zo­gen werden, bei­spiels­wei­se aus Personal­management­systemen, Or­ga­ni­sa­ti­ons­daten­banken, Dokumenten­management­systemen oder IT-Sicherheits­protokollen, soweit dies für die Bearbeitung der Meldung er­for­der­lich ist.

VI. Welche Daten werden von Ihnen verarbeitet?

Im Rahmen eines Hinweis­geber­verfahrens können ins­be­son­de­re die folgenden Kategorien personen­bezogener Daten verarbeitet werden:

Daten der hinweis­gebenden Person

Soweit offengelegt: Name, Kon­takt­da­ten, Funktion, Or­ga­ni­sa­ti­ons­zu­ge­hö­rig­keit, Angaben zur Beziehung zum gemeldeten Sachverhalt.

Daten betroffener Personen

Iden­ti­fi­ka­ti­ons­daten, dienstliche Kon­takt­da­ten, Funktion und Aufgaben­bereich, Or­ga­ni­sa­ti­ons­zu­ge­hö­rig­keit, Angaben zu vermuteten Pflicht­ver­let­zun­gen, Ergebnisse interner Un­ter­su­chun­gen und Bewertungen.

Daten weiterer beteiligter Personen

Zeugen, Aus­kunfts­per­so­nen, Füh­rungs­kräf­te, Mit­ar­bei­ten­de, Kunden, Lieferanten, Dienst­leis­ter, sonstige im Verfahren genannte Personen.

Sach­ver­halts­be­zo­ge­ne Daten

Inhalte der Meldung, Sach­verhalts­be­schrei­bun­gen, Zeit-, Orts- und Beteiligten­angaben, Aussagen und Stellung­nahmen, Gesprächs­notizen, Risiko- und Plau­si­bi­li­täts­bewertungen, Verfahrens- und Be­ar­bei­tungs­daten.

Beweis- und Nach­weis­da­ten

Dokumente, E-Mails, Schrift­ver­kehr, Fotos, Screenshots, Berichte, Verträge, Rechnungen, Protokolle, technische Nachweise und Logdaten.

Be­schäf­tig­ten­bezogene Daten

Soweit für die Sach­ver­halts­aufklärung er­for­der­lich: Funktion und Aufgaben­bereich, Zu­stän­dig­kei­ten, Or­ga­ni­sa­ti­ons­zu­ge­hö­rig­keit, arbeits­rechtlich relevante In­for­ma­tio­nen, Angaben zu dienst­li­chen Vorgängen, In­for­ma­tio­nen über interne Maßnahmen.

Besondere Kategorien personen­bezogener Daten

Soweit solche In­for­ma­tio­nen Bestandteil der Meldung sind oder für die Bearbeitung des Sach­verhaltes er­for­der­lich werden, können auch besondere Kategorien personen­bezogener Daten verarbeitet werden. Die Ver­ar­bei­tung erfolgt aus­schließ­lich im er­for­der­li­chen Umfang.

VII. Wer erhält Ihre Daten?

Personen­bezogene Daten werden nur denjenigen Personen zugänglich gemacht, die diese zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Dies können ins­be­son­de­re sein:

Interne Empfänger

• Mit­ar­bei­ten­de der internen und externen Meldestelle

• Ge­schäfts­füh­rung

• Per­so­nal­ma­nage­ment

• In­for­ma­ti­ons­si­cher­heit

• Revision

• Zuständige Füh­rungs­kräf­te

• Weitere er­for­der­li­che Fach­be­rei­che

Externe Empfänger

• Rechts­an­wäl­te

• Aufsichts- und Ermittlungs­behörden

• Gerichte

• Sonstige Verfahrens­beteiligte

Eine Weitergabe erfolgt aus­schließ­lich, soweit dies gesetzlich zulässig oder zur Bearbeitung des jeweiligen Sach­ver­halts er­for­der­lich ist.

VIII. Ver­trau­lich­keit und Schutz der Identität

Die hanseWasser Bremen GmbH behandelt die Identität von Hinweis­gebenden, betroffenen Personen sowie weiterer Beteiligter streng vertraulich.

Der Zugang zu den Meldungen ist auf einen eng begrenzten und besonders au­to­ri­sier­ten Per­so­nen­kreis beschränkt. Die Offenlegung der Identität einer hin­weis­ge­ben­den Person erfolgt grund­sätz­lich nur in den gesetzlich vor­ge­se­he­nen Fällen oder aufgrund einer ent­spre­chen­den rechtlichen Ver­pflich­tung.

IX. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten werden grund­sätz­lich nur so lange gespeichert, wie dies zur Bearbeitung des gemeldeten Sach­ver­halts er­for­der­lich ist. Die Verfahrens­do­ku­men­ta­ti­on wird grund­sätz­lich drei Jahre nach Abschluss des Hinweis­geber­verfahrens gelöscht. Eine längere Speicherung kann er­for­der­lich sein, wenn:

• Ge­richt­li­che Verfahren anhängig sind

• Behördliche Er­mitt­lun­gen laufen

• Ar­beits­recht­li­che Maßnahmen noch nicht ab­ge­schlos­sen sind

• Gesetzliche Auf­be­wah­rungs­pflichten bestehen

• Daten zur Geltend­machung, Ausübung oder Ver­tei­di­gung von Rechts­ansprüchen benötigt werden

X. Pflicht zur Be­reit­stel­lung von Daten

Die Abgabe einer Meldung ist grund­sätz­lich freiwillig. Werden jedoch keine aus­rei­chen­den In­for­ma­tio­nen be­reit­ge­stellt, kann dies die Prüfung und Bearbeitung des gemeldeten Sach­ver­hal­tes erschweren oder verhindern.

XI. Au­to­ma­ti­sier­te Ent­schei­dun­gen

Eine au­to­ma­ti­sier­te Ent­schei­dungs­findung ein­schließ­lich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

XII. Werden Ihre Daten in ein Drittland übermittelt?

Ihre personen­bezogenen Daten werden nicht an ein Drittland übermittelt. Dritt­staa­ten sind Staaten außerhalb des Eu­ro­päi­schen Wirtschafts­raums.

XIII. Da­ten­si­cher­heit

hanseWasser Bremen GmbH setzt technische und or­ga­ni­sa­to­ri­sche Sicherheits­maßnahmen ein, um Ihre erhobenen Daten gegen zufällige oder vor­sätz­li­che Ma­ni­pu­la­ti­on, Verlust, Zerstörung oder gegen Zugriff un­be­rech­tig­ter Personen zu schützen. Unsere Sicherheits­maßnahmen werden ent­spre­chend der tech­no­lo­gi­schen Entwicklung fortlaufend verbessert.

XIV. Welche Datenschutz­rechte können Sie geltend machen?

Werden personen­bezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffener i.S. der DSGVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber dem Ver­ant­wort­li­chen zu:

• Auskunft über Ihre bei uns ge­spei­cher­ten Daten und deren Ver­ar­bei­tung (Art. 15 DSGVO)

• Be­rich­ti­gung unrichtiger personen­bezogener Daten (Art. 16 DSGVO)

• Löschung Ihrer bei uns ge­spei­cher­ten Daten (Art. 17 DSGVO)

• Ein­schrän­kung der Da­ten­ver­ar­bei­tung, sofern wir Ihre Daten aufgrund ge­setz­li­cher Pflichten noch nicht löschen dürfen (Art. 18 DSGVO)

• Widerspruch gegen die Ver­ar­bei­tung Ihrer Daten bei uns (Art. 21 DSGVO) und

• Daten­übertrag­barkeit, sofern Sie in die Daten­ver­ar­bei­tung ein­ge­wil­ligt haben oder einen Vertrag mit uns ab­ge­schlos­sen haben (Art. 20 DSGVO)

Die Wahrnehmung dieser Rechte kann im Einzelfall ein­ge­schränkt sein, soweit dies zum Schutz der Ver­trau­lich­keit der Meldestelle, der hinweis­gebenden Person, anderer Beteiligter oder zur Sicherung laufender Un­ter­su­chun­gen er­for­der­lich und gesetzlich zulässig ist.

XV. Be­son­der­hei­ten bei der Information betroffener Personen gemäß Art. 14 DSGVO

Die Erfüllung der In­for­ma­ti­ons­pflichten nach Art. 14 DSGVO kann im Einzelfall ein­ge­schränkt werden, soweit dies zur Si­cher­stel­lung einer ord­nungs­ge­mä­ßen Durch­füh­rung des Hinweis­geber­verfahrens, zum Schutz der Ver­trau­lich­keit der Identität hinweis­gebender Personen, zur Wahrung der Rechte anderer Beteiligter oder zur Ver­hin­de­rung der Vereitelung von Un­ter­su­chungs­maßnahmen er­for­der­lich und gesetzlich zulässig ist. Die Information erfolgt nach Wegfall der entgegen­stehenden Gründe un­ver­züg­lich.

Personen, deren personen­bezogene Daten im Rahmen eines Hinweis­geber­verfahrens verarbeitet werden und die nicht unmittelbar bei der betroffenen Person erhoben wurden, sind grund­sätz­lich gemäß Art. 14 DSGVO zu informieren.

Die Information der betroffenen Person erfolgt un­ver­züg­lich, sobald die Gründe für die Ein­schrän­kung oder den Aufschub entfallen und keine ge­setz­li­chen Hindernisse mehr ent­ge­gen­ste­hen.

XVI. Recht auf Beschwerde bei einer Auf­sichts­be­hör­de

Unbeschadet eines an­der­wei­ti­gen verwaltungs­rechtlichen oder ge­richt­li­chen Rechts­behelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichts­behörde zu. Die für uns zuständige Aufsichts­behörde ist

Der Landes­beauftragte für Datenschutz und In­for­ma­ti­ons­freiheit der Freien Hansestadt Bremen
Arndtstraße 1
27570 Bremerhaven
Tel: 0471 596 2010 oder Tel.: 0421 361 2010, Fax 0421 496 8495,
E-Mail: office@datenschutz.bremen.de
Website www.datenschutz.bremen.de

Alternativ können Sie sich auch jederzeit an unseren oben genannten be­trieb­li­chen Datenschutz­be­auf­trag­ten unter datenschutz@hanseWasser.de wenden.

Bremen, 16.09.2026